Prosedur Pengelolaan Pelatihan

Prosedur pengelolaan pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut :

Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Melakukan  analisa  kebutuhan  pelatihan,  baik  kebutuhan  pelatihan  kelembagaan, kesatuan unit, maupun individu. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.

Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas

Menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap pengetahuan,  keterampilan  yang  dibutuhkan  untuk  memenuhi  "standar" yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada.

Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan

Berdasarkan hasil analisis jabatan dan tugas, maka  dapat menetapkan "siapa" atau "calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.

Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan

Dari langkah-langkah tersebut, maka dapat dilakukan identifikasi “isi” atau “materi” pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan uraian tugas dan tujuan organisasi.

Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan

Dalam   mendasain   kurikulum   dan   merencanakan   program   pelatihan,   hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna "menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan. Hal ini adalah kunci keberhasilan program pelatihan.

Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8)

tata tertib; dan (9) nara sumber.

Langkah 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR)

Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan mendeskripsikan tujuan dan struktur mengenai  suatu  kegiatan,  panitia,  pertemuan,  negosiasi,  atau  kesepakatan  untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama.

Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan

Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan prasarana pendukung lainnya.

Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan

Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield, 1985). Dalam  melakukan  penilaian  terdapat  kegiatan  menentukan  nilai  suatu program (judgement).

Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan

Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui manfaat dan dampaknya.