Surat Menyurat

    

1 Pengertian Surat

Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah karangan paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula di dalam surat. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tuli. Surat itu dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis.

2.        Fungsi Surat

Fungsi-fungsi surat diantaranya :

1.      Alat komunikasi

2.      Alat bukti tertulis

3.      Alat bukti historis

4.      Alat pengingat

5.      Duta organisasi, dan

6.      Pedoman kerja, Solihan (1991:15)

3        Jenis-Jenis Surat

Surat yang kita buat / kita kirimkan menurut Solihan (1991:25) dapat dibeda-bedakan atas tiga jenis, yaitu :

1.                  Surat Pribadi / perseorangan yaitu surat yang dikirimkan oleh keluarga, sahabat, kenalan, teman, dan sebagainya. Karena sifatnya pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai dan mesra atau intim, kadang-kadang diselingi senda gurau yang mengasyikkan.

Contoh : ucapan selamat, belasungkawa

2.                  Surat Resmi  / dinas / jabatan yaitu surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah / swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya.

Yang tergolong dalam surat resmi diantaranya ialah :

a.       Pengumuman

b.      Surat edaran

c.       Surat permohonan

d.      Surat laporan

e.       Surat pengantar

f.       Surat Keputusan

g.      Surat intruksi

h.      Surat Kuasa

i.        Surat lamaran pekerjaan

j.        Surat nota dinas

3.                  Surat Niaga / dagang ialah surat yang berhubungan dengan masalah perniagaan / perdagangan.

Yang tergolong dalam surat niaga / dagang diantaranya ialah :

a.       Surat permintaan penawaran

b.      Surat penawaran jasa

c.       Surat pesanan, penerimaan pesanan, pengiriman barang, faktur, surat pengantar, dan pengepakan.

d.      Surat tuntutan (Claim)

e.       Kredit dan penagihan

f.       Periklanan

4        Bagian-bagian Surat

Bagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut :

a.       Kepala

b.      Nama tempat dan tanggal

c.       Nomor

d.      Lampiran

e.       Hal/perihal

f.       Alamat

g.      Salam pembuka

h.      Isi (tubuh)

i.        Salam penutup, dan

j.        Tembusan