Konsep Dasar Pelatihan

1. Pengertian Pelatihan

Berikut ini penjelasan beberapa ahli mengenai pengertian pelatihan :

Menurut Simamora (1997 : 342) :

"Pelatihan (training) adalah proses sistematik pengubahan perilaku karyawan dalam suatu arah guna meningkatkan tujuan-tujuan organisasional. Dalam pelatihan diciptakan suatu lingkungan dimana para karyawan dapat memperoleh atau mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan, dan perilaku yang spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Pelatihan biasanya terfokus pada penyediaan bagi para karyawan keahlian-keahlian khusus atau membantu mereka mengoreksi kelemahan-kelemahan dalam kinerja mereka. Dalam pelatihan diberi instruksi untuk mengembangkan keahlian-keahlian yang dapat langsung terpakai pada pekerjaan. Melalui pelatihan dilakukan segenap upaya dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan pada pekerjaan yang didudukinya sekarang".

Sedangkan menurut Cushway (2002 : 14) pelatihan adalah  :

"Proses mengajarkan keahlian dan memberikan pengetahuan yang perlu, serta sikap supaya mereka dapat melaksanakan tanggung jawabnya sesuai dengan standar. Ini berbeda dari pendidikan yang memberikan pengetahuan tentang subyek tertentu secara umum, karena pelatihan memusatkan diri pada kebutuhan khusus dalam pekerjaan. Biasanya tujuannya adalah memperbaiki kinerja dari tugas terakhir, meminta untuk melaksanakan tugas yang pejabatnya belum terbiasa, atau menyiapkan individu untuk perubahan yang mungkin terjadi".

Sedangkan Atmodiwirio (2002 : 35) menguraikan :

"Pelatihan adalah pembelajaran yang dipersiapkan agar pelaksanaan pekerjaan sekarang meningkat (kinerjanya). Pelatihan menurut konsep Lembaga Administrasi menekankan kepada proses peningkatan kemampuan seseorang individu dalam melaksanakan tugasnya".

Menurut Wahyudi (2002 : 123-124) :

"Pelatihan dan pengembangan merupakan usaha menghilangkan terjadinya kesenjangan (gap) antara unsur-unsur yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja dengan unsur-unsur yang dikehendaki organisasi. Usaha tersebut dilakukan melalui peningkatan kemampuan kerja yang dimiliki tenaga kerja dengan cara menambah pengetahuan dan keterampilannya".

Sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa pelatihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan dan meningkatkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugasnya dengan cara peningkatan keahlian, pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan.

Jika seseorang ingin melakukan pembedaan antara pelatihan (training) dan pengembangan (development), maka pelatihan diarahkan untuk membantu karyawan menunaikan pekerjaan mereka saat ini secara lebih baik, sedangkan pengembangan mewakili suatu investasi yang berorientasi ke masa depan dalam diri karyawan yaitu menyiapkan karyawan agar siap memangku jabatan tertentu di masa yang akan datang. Pelatihan mempunyai fokus yang agak sempit dan harus memberikan keahlian-keahlian yang bakal memberikan manfaat bagi organisasi secara cepat. Manfaat-manfaat finansial pelatihan bagi organisasi biasanya terjadi dengan segera.

Pelatihan kerap dibedakan dari pendidikan (education). Pendidikan dianggap lebih luas lingkupnya, dan mempunyai makna dan kesan yang selalu berkaitan dengan pembelajaran seumur hidup yang membekali seseorang dengan berbagai ilmu pengetahuan untuk kepentingan atau kebutuhannya di kemudian hari. Tujuannya adalah mengembangkan individu. Biasanya pendidikan dianggap sebagai pendidikan formal di sekolah, akademi, atau perguruan tinggi, sedangkan pelatihan lebih berorientasi kejuruan (vocationally oriented) dan berlangsung di dalam lingkungan organisasi.

Sedangkan pelatihan terkesan hanya untuk meningkatkan keterampilan seorang karyawan agar kinerjanya meningkat. Kinerja disini diartikan sebagai meningkatnya produksi atau prestasi kerja yang lebih efisien dan efektif bagi dirinya sendiri maupun perusahaan.

2. Tujuan Pelatihan

Suatu pelatihan pada dasarnya merupakan suatu usaha untuk menghilangkan kesenjangan (gap) antara unsur-unsur, khususnya kemampuan yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja dengan unsur-unsur yang dikehendaki oleh organisasi. Oleh sebab itu program pelatihan dapat digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus.

Menurut Wahyudi (2002 : 134-137), sebagai tujuan umum, suatu program pelatihan dan pengembangan yang dilaksanakan harus diarahkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Tujuan umum ini dapat tercapai apabila tujuan-tujuan yang bersifat khusus dapat diwujudkan terlebih dahulu.

Berbagai tujuan khusus dari suatu program pelatihan dan pengembangan adalah :

1.    Meningkatkan produktivitas

Pelatihan dan pengembangan tidak hanya ditujukan untuk tenaga kerja yang masih baru saja, tetapi juga tenaga kerja lama. Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan tenaga kerja lama dan kemampuan tenaga kerja yang bersangkutan dalam melaksanakan tugasnya. Di samping itu, kemampuan yang lebih tinggi dapat meningkatkan hasil (out-put) baik secara kuantitatif. Akibatnya produktivitas organisasi akan meningkat.

2.    Meningkatkan kualitas

Dengan diselenggarakannya program pelatihan dan pengembangan yang dapat diperbaiki tidak hanya kualitas produksi, tetapi juga akan memperkecil kemungkinan dilakukannya kesalahan oleh para pekerja, sehingga kualitas output akan tetap terjaga dan bahkan mungkin semakin meningkat.

3.    Meningkatkan mutu perencanaan tenaga kerja

Dengan pelatihan dan pengembangan akan memudahkan seseorang pekerja untuk mengisi lowongan jabatan dalam organisasi, sehingga perencanaan tenaga kerja dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dalam bagian tentang perencanaan tenaga kerja sudah ditegaskan bahwa antara program perencanaan tenaga kerja dengan pelatihan dan pengembangan tidak dapat dipisahkan, karena dalam suatu perencanaan tenaga kerja suatu organisasi merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara kuantitatif dan kualitatif, baik untuk masa kini atau masa yang akan datang. Untuk memperoleh tenaga kerja dengan kualitas yang sesuai dengan yang diharapkan, diperlukan program pelatihan dan pembangunan.

4.    Meningkatkan semangat (morale) tenaga kerja

Program pelatihan dan pengembangan akan memperbaiki iklim dan mengurangi ketegangan-ketegangan yang terjadi di dalam organisasi, sehingga akan menimbulkan reaksi-reaksi positif dari tenaga kerja yang bersangkutan.

5.    Sebagai balas jasa tidak langsung

Dengan memberikan kesempatan kepada seorang tenaga kerja untuk mengikuti program pelatihan dan pengembangan dapat diartikan sebagai pemberian balas jasa kepada tenaga kerja yang bersangkutan atas prestasinya di masa lalu, karena dengan mengikuti pelatihan dan pengembangan berarti tenaga kerja tersebut berkesempatan untuk mengembangkan dirinya. Secara finansial, semua biaya yang dikeluarkan organisasi untuk keperluan pelatihan dan pengembangan seorang tenaga kerja merupakan balas jasa yang bersifat tidak langsung.

6.    Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

Pelatihan dan pengembangan yang baik dapat mencegah atau mengurangi terjadinya kecelakaan kerja di dalam organisasi, sehingga akan menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan memberikan ketenangan dan stabilitas pada sikap mental tenaga kerja.

7.    Mencegah kedaluwarsaan

Program pelatihan dan pengembangan dapat mendorong inisiatif dan kreativitas tenaga kerja, sehingga dapat mencegah terjadinya sifat kedaluwarsaan seseorang tenaga kerja akan terjadi bila kemampuan yang dimilikinya tertinggal oleh kemampuan yang diperlukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

8.    Kesempatan pengembangan diri

Program pelatihan dan pengembangan akan memberikan kesempatan bagi seorang tenaga kerja untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya, termasuk meningkatkan perkembangan kepribadiannya.

Gambar 2.1.Tujuan Khusus dan Tujuan Umum Pelatihan

Sumber : Wahyudi (2002 : 137)

3. Indikator Kebutuhan Pelatihan

Wahyudi (2002 : 142) juga menjelaskan bahwa dalam sebuah organisasi, kebutuhan akan pelatihan dapat diketahui dari berbagai indikator. Namun demikian tetap harus disadari bahwa indikator-indikator tersebut hanya menunjukan tanda-tanda adanya kebutuhan akan pelatihan yang perlu ditindak lanjuti dengan melakukan anilisis kebutuhan akan pelatihan baik di tingkat organisasi, jabatan atau tugas, maupun individu.

Indikator-indikator kebutuhan akan pelatihan tersebut adalah sebagai berikut :

1.    Adanya peningkatan dalam absensi dan labour turn over.

2.    Tingkat kecelakaan kerja yang tinggi / meningkat.

3.    Banyak terjadi keluhan karyawan (grievances and complain).

4.    Terjadinya kemacetan produksi (production bottleneck).

5.    Tingkat pemborosan yang tinggi.

6.    Penggunaan tenaga ahli / staf yang tidak efisien.

7.    Supervisi yang tidak efektif.

8.    Banyak pekerjaan yang menemui jalan buntu.

4. Prinsip-prinsip Pelatihan

Manullang (2001 : 70-73) menyebutkan ada sembilan prinsip pelatihan yaitu :

1.    Individual differences.

2.    Relation to job analysis.

3.    Motivation.

4.    Active participation

5.    Selection of trainees.

6.    Selection of trainer.

7.    Trainer for training.

8.    Training methods.

9.    Principles of learning.

Dalam merencanakan dan melaksanakan suatu latihan harus tetap diingat adanya perbedaan-perbedaan perseorangan dari para pengikut baik dalam latar belakang pendidikan, pengalaman maupun keinginan. Karenanya waktu, sifat dan cara latihan harus direncanakan dan dilaksanakan sedemikian rupa, sehingga latihan tersebut memberikan hasil yang memuaskan bagi yang lebih besar dari pada pengikut pelatihan.

Untuk sesuatu jabatan tertentu, job specification  menjelaskan pendidikan yang bagaimana yang harus dimiliki oleh calon pekerja untuk melaksanakan tugas dengan berhasil. Karenanya bahan-bahan yang diajarkan dalam pendidikan harus berhubungan erat dengan apa yang dinyatakan dalam job specification jabatan para pengikut latihan kelak.

Jadi salah satu asas latihan yang penting ialah agar supaya pendidikan atau latihan dihubungkan dengan job analysis dari jabatan yang kelak akan dipangku para pengikut latihan. Orang akan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan sesuatu tugas tertentu, bila ada daya perangsangnya. Demikian pula para pengikut latihan akan bersungguh-sungguh, jika mereka melihat adanya daya perangsang untuk bersikap demikian. Kenaikan upah atau kenaikan kedudukan adalah beberapa daya perangsang yang dapat dipergunakan untuk merangsang para pengikut latihan belajar sungguh-sungguh selama latihan.

Di dalam latihan para pengikut harus turut aktif mengambil bagian di dalam pembicaraan, karenanya pendidikan harus dijalankan bukan semata-mata memberi kuliah. Sistem pendidikan dengan jalan memberikan kuliah sering kali membosankan sebab kepada pengikut sesuatu ha1 yang diberikan tanpa adanya hak untuk membantahnya atau mengetahui sebab dan akibatnya. Oleh karenanya, pendidikan harus dapat memberikan kesempatan untuk bertukar pikiran antara si pelatih dengan yang di latih sehingga pengikut latihan turut aktif berpikir selama latihan yang bersangkutan. Bila latihan diberikan dengan cara kuliah, maka asas turut aktif mengambil bagian harus diterapkan.

Di antara pengikut latihan terdapat perbedaan baik dalam latar belakang pendidikan, pengalaman maupun keinginan. Untuk menjaga agar perbedaan tidak terlalu besar, maka calon pengikut latihan harus diseleksi. Latihan sebaiknya diberikan kepada mereka yang berminat dan berkemauan mengikuti latihan dengan berhasil. Adanya seleksi yang demikian merupakan daya perangsang pula.

Pada umumnya orang menganggap bahwa adanya seleksi memberikan gambaran, bahwa hanya orang yang cakaplah yang dapat mengikuti latihan itu. Bagi pengikut latihan, ha1 demikian memberikan suatu kesan yang baik.

Tidak segenap orang dapat menjadi pengajar yang baik. Jabatan mengajarpun memerlukan kualifikasi tertentu. Berhasil tidahya orang melakukan tugas sebagai pengajar, tergantung ada tidahya persamaan kualifikasi orang tersebut dengan kualifikasi yang tercantum dalam analisis jabatan mengajar.

Karena itulah satu asas penting dari latihan atau pendidikan ialah tersedianya tenaga pelatih yang terdidik, berminat dan mempunyai kesanggupan untuk mengajar. Dalam pendidikan atau latihan, tenaga pengajar haruslah orang yang diseleksi pula. Efektivitasnya suatu latihan atau pendidikan tergantung pula kepada ada tidahya perhatian dan kesanggupan mengajar dari pelatih.

Di samping itu, para pelatih dalam suatu latihan harus sudah mendapatkan pendidikan khusus untuk menjadi tenaga pelatih. Harus diingat bahwa tidak semua orang yang pandai dalam sebuah bidang tertentu dapat mengajarkan kepandaiannya kepada orang lain. Dengan demikian salah satu asas yang paling penting pula dalam pendidikan ialah agar para pelatih sudah mendapat pendidikan sebagai pelatih.

Metode latihan harus cocok kepada jenis latihan yang diberikan. Metode pemberian kuliah tidak tepat bagi mandor, meskipun cara itu dapat dipergunakan pada jenis pendidikan lain. Karenanya dalam program pendidikan, harus pula diperhatikan metode pendidikan yang bagaimana yang harus dianut dalam pemberian pendidikan.

Akhirnya asas belajar dalam latihan harus pula tidak boleh dilupakan. Pada umumnya orang lebih mudah menangkap pelajaran, jika pelajaran yang diberikan dari hal yang lebih mudah baru kepada hal yang sulit. Tidak tepat misalnya, bila pelatih terus menyajikan pemecahan-pemecahan masalah, padahal asas-asas belum diajarkan.