MANAJEMEN KEARSIPAN

ð  Pengertian kearsipan               : arsip adalah setiap catatan tertulis yang membuat keterangan suatu pokok persoalan yang mengandung nilai guna didalamnya.

ð  Management kearsipan           : kegiatan perencanaan yang meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, pengendalian, serta penyusutan dokumen, yang memiliki nilai penting dalam sebuah organisasi tertentu.

Berdasarkan fungsi arsip dibedakan :

Arsip dinamis & arsip statis

è Arsip dinamis yaitu           : arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan dalam.

è Arsip statis yaitu               : arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran atau tidak dipaki lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.                

ð  Nilai Guna Arsip                     : berdasarkan nilai guna ditinjau dari segi kepentingan pengguna arsip dibedakan menjadi 2 yaitu nilai guna primer & sekunder

ð  Nilai Guna Primer                   : yang didasarkan pada penggunaan untuk melaksanakan tugas & fungsi lembaga atau yang menghasilkan arsip.

ð  Nilai Guna Sekunder              : yang didasarkan pada kegunaan arsip pada lembaga/instansi lain dan/kepentingan umum diluar instansi pencinta arsip serta kegunaannya sebagai barang bukti kepada masyarakat.

Tujuan kearsipan

1.      Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.

2.      Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan.

Permasalahan Kearsipan

Menurut Aw. Wijaya è Masalah pokok

1.      Tidak dapat menemukan arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan oleh atasan/petugas unit lain dari bagian arsip.

2.      Peminjaman/pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama atau kadang-kadang tidak dikembalikan.

3.      Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatan tidak berkembang, tidak mengikuti jaman karena kurang.

Pengarahan kepada petugas kearsipan :

ð  Untuk mengatasinya :

1.      Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.

2.      Perlu adanya pengaturan prosedur pinjaman di samping dan pengendalian yang tepat.

3.      Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan dan peralatan yang ada.

4.      Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan harus mengikuti perkembangan jaman secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

5.      Petugas arsip harus memenuhi syarat.

6.      Ikut sertakan arah pengelola kearsipan dalam kursus-kursus/diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.

7.      Melakukan penyusutan dan terhadap arsip-arsip yang sudah tidak dipakai.

ð   Syarat kearsipan menurut Drs. Anhar :

Untuk menjadi arsip paris yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, keterampilan dan kerapihan.

Perawatan, Penelitian, Perbaikan arsip

Penyimpanan arsip

                                 

 

 

Management Kearsipan

Definisi prosedur

è Prosedur itu adalah langkah-langkah dari sistem dan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan erat satu sama lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur dibagi dua :

1.      Prosedur permulaan

2.      Prosedur penyimpanan

è Yang permulaan meliputi :

-          Pencatatan

-          Pendistribusian

-          Pengolahan

è Penyimpanan meliputi :

-          Pemeriksaan

-          Mengindeks

-          Mengkode

-          Menyortir

-          Meletakkan

è Macam-macam prosedur pencatatan dan pendistribusian :

1.      Prosedur buku agenda

2.      Kartu kendali

3.      Tata naskah

è Manfaat prosedur yaitu :

-          Memberikan keseragaman

-          Menyajikan pandangan yang menyeluruh

-          Menyederhanakan pelaksanaan

-          Dapat mengurangi kesalahan

-          Tugas dapat dilaksanakan dengan cermat

-          Mempermudah dalam mengambil keputusan

-          Membantu usaha latihan karyawan

Bagan  : Prosedur penyimpanan Surat Masuk/Keluar

Pemeriksaan à mengindeks à memberi tanda à menyortir à meletakkan

Sistem yang digunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja dapat diciptakan dan penambahan dokumen sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat,bila mana dokumen tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

 

ð  Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dokumen berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap dokumen bersangkutan

ð  Keuntungan pemakaian penyimpanan abjad :

1.      Mudah dipahami

2.      Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi 1

3.      Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

4.      Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung

5.      Susunan folder sederhana

6.      Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan

7.      Dapat pula memiliki file campuran

ð  Kelemahan sistem Abjad :

1.      Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain.

2.      Surat-surat yang ada hubungan satu sama lain, tetapi berbeda nama pengirimnya. Akan berbeda letak penyimpanannya

3.      Ejaan huruf sering berubah

4.      Harus mempergunakan peralatan indeks

                                      

ð  Sistem Geografis

Sistem geografis dibagi menjadi 3 kelompok

1.       

2.       

3.      Wilayah administrasi khusus

4.      Berdasarkan sistem subjek

ð  Sistem subjek dibagi 2 jenis

-          Daftar spesifikasi standar

-          Daftar spesifikasi buatan sendiri

ð  Sistem kronologis : sistem penyimpanan yang didasarkan pada waktu yaitu tanggal, bulan, dekade/abjad.

ð  Keuntungan dan kelemahan sistem abjad

·         Keuntungan

-          Mudah dilaksanakan

-          Susunan dan urutannya sederhana

-          Cocok untuk klasifikasi

-          Menyeluruh berkelanjutan

·         Kelemahan

-          Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak

-          Tidak berguna apabila tanggal, bulan, dan tahun sebuah dokumen tidak diketahui

-          Surat masuk dan keluar akan terpisah penyimpannya

ð  Sistem nomor dan numeric

Terdapat 3 unsur dalam sistem numeric

-          File utama

-          Indeks

-          Buku nomor

ð  Sistem warna

Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen, sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen sebagai suatu ciri khas atau identitas tertentu.