Banyak
cara yang ditempuh oleh suatu organisasi dalam menerapkan prinsip-prinsip “MBO”
cara apa yang paling tepat bagi organisasi “A” belum tentu merupakan cara yang
terbaik pula bagi organisasi “B”. Meskipun demikian pengalaman membuktikan
bahwa penerapan “MBO” akan lebih terjamin apabila:
1.
Usaha penggunaan MBO mendapat dukungan dari pimpinan
teras organisasi
2.
Ada usaha untuk meneliti organisasi guna menentukan
titik permulaan penerapan yang paling tepat. Penelitian itu terutama
dimaksudkan untuk menentukan jawaban terhadap beberapa pertanyaan penting
seperti :
- Apakah cara pendekatan bersifat Pilot Project ?
- Atau apakah penerapan “MBO” sekaligus
diberlakukan bagi seluruh organisasi?
- Metoda apa yang sekarang berlaku untuk merumuskan
dan mencapai tujuan?
- Bagaimana struktur organisasi yang berlaku
sekarang ?
- Sistem informasi yang bagaimana terdapat sekarang
?
- Bagaimana sifat hubungan yang terdapat antara
orang-orang dalam organisasi ?
- Apakah sudah ada program pengembangan manajemen?
Jika “Ya” apa kekuatan dan kelemahan-kelemahannya? Jika “Tidak” mengapa ?
3.
Memilih dan melatih penasehat untuk membantu proses
penerapan “MBO”.
4.
Memberikan penjelasan secara tuntas kepada semua unsur
pimpinan dalam organisasi agar mereka memahami sepenuhnya maksud dan keuntungan
yang akan diperoleh dari pentahapan penerapan “MBO” dalam organisasi.
5.
Melakukan pengkajian yang mendalam tentang tujuan
organisasi, atau paling sedikit berbarengan dengan analisa masing-masing tugas.
6.
Mengusahakan keterlibatan semua pihak dalam proses
penerapan “MBO”
7.
Memulai usaha penggunaan “MBO” pada satuan – satuan
organisasi yang melaksanakan tugas pokok, baru kepada satuan-satuan organisasi
penunjang.
8.
Menangani masalah “MBO” dengan dua pendekatan
sekaligus, yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
9.
Mengusahakan ketelitian dan kecermatan pelaksanaan
“MBO” dalam organisasi.
10. Melakukan
penilaian atas faktor-faktor yang mendorong dan menghalangi keberhasilan
penerapan “MBO” dalam organisasi.
Penentuan Sasaran
Telah
terlihat di muka langkah pertama yang harus diambil dalam penerapan “MBO” ialah
menciptakan kesatuan bahasa tentang sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi.
Salah satu hasil daripada studi
tentang organisasi yang dilakukan dalam rangka usaha memperkenalkan “MBO”
adalah penemuan tentang ada atau tidaknya kesatuan bahasa tersebut.
Seandainya kesatuan bahasa telah
ada, langkah berikutnya adalah menganalisa hasil-hasil yang dicapai, baik oleh
satuan-satuan organisasi maupun oleh masing-masing manajer dalam kaitannya
dengan sasaran yang telah ditentukan untuk dicapai oleh organisasi secara
keseluruhan.
Wahana yang dapat digunakan untuk
penganalisaan tersebut adalah dengan cara diskusi antara top manajemen dengan
para menajer eselon yang lebih rendah. Dalam diskusi terbuka demikian keinginan
dan interpretasi top manajemen dapat disinkrokan dengan pengalaman – pengalaman
manajer lainnya selaku pimpinan kegiatan-kegiatan operasional lainnya.
Apabila setelah diskusi itu keputusan
diambil langkah berikutnya adalah merumuskan langkah-langkah penyempurnaan yang
disusun bersama. Pentingnya usaha bersama dalam merumuskan tindakan-tindakan
perbaikan adalah bahwa dalam pelaksanaan, para manajer akan merasa bertanggung
jawab atas keberhasilan pelaksanaan tindakan perbaikan itu karena keterlibatan
mereka dalam memutuskan bahwa langkah-langkah perbaikan itu harus diambil.
Pada tingkat top manajemen, beberapa
pertanyaan yang harus diusahakan terjawab antara lain adalah :
1.
Untuk apa organisasi diciptakan ?
2.
Apa misi yang harus diembannya ?
3.
Apa tugas pokok dan fungsinya ?
4.
Apa dasar eksistensi organisasi ?
5.
Siapa “Langganan” utama organisasi ?
Cara termudah untuk menjawab pertanyaa-pertanyaan
ini adalah setiap anggota top manajemen membuat definisi tersendiri atas
pertanyaan-pertanyaan tersebut, untuk kemudian didiskusikan untuk memperoleh
konsensus.
Tindak
lanjut konsensus yang dicapai adalah mengindentifikasikan bidang-bidang penting
yang perlu mendapat perhatian khusus seperti :
1.
Usaha terpadu
2.
Kesatuan gerak organisasi,
3.
Inovasi
4.
“Standing Organisasi”
5.
Produktivitas
6.
Sumber untuk digerakkan
7.
Prestasi dan pengembangan manajemen
8.
Prestasi, sikap, perilaku, loyalitas dan disiplin
karyawan
9.
Tanggapan publik
10. Sistem
umpan balik
Yang kesemuanya diarahkan secara terkoordinasi
kepada pencapaian tujuan organisasi.
Perhatian
terus menerus terhadap bidang-bidang tersebut akan memungkinkan terjadinya :
1.
Perumusan rencana strategis bagi organisasi
2.
Penyusunan rencana taktis untuk dilaksanakan
3.
Analisa tentang hasil yang dicapai
4.
Usaha-usaha penyempurnaan dan perbaikan yang perlu
dilakukan
5.
Peninjauan secara berkala kebijaksanaan yang telah
ditetapkan
6.
Proses pengambilan keputusan yang lebih tepat
7.
Cara pengawasan baik preventif maupun resesif yang
lebih efektif.
No comments:
Post a Comment