Makalah Surat Niaga

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya, manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnisnya.

Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga. Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi si pengirim. Oleh karena itu,  pembuat surat  dan para penata administrasi kantor harus  berhati-hati dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya.

Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum sehingga mudah dimenggerti si penerima surat

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah :

1.      Apa definisi dari macam-macam surat niaga ?

2.      Sebutkan fungsi macam-macam surat niaga ?

3.      Bagaimana cara menyusun macam-macam surat niaga ?

C. Tujuan Penulisan

                        Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk :

1.      Untuk mengetahui definisi dari macam-macam surat niaga.

2.      Untuk mengetahui fungsi macam-macam surat niaga.

3.      Untuk mengetahui cara menyusun macam-macam surat niaga.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Surat Niaga

Terdapat beberapa pengertian tentang surat niaga antara lain:

·      Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.

·      Surat niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.

·      Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankanusahanya.

·      Surat niaga adalah surat resmi yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang berhubungan dengan barang / jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan

Surat ini berfungsi untuk membangun kerja sama dengan pihak lain sehingga memperluas kerjasama antar suatu perusahaan

B.     Surat Penawaran Barang

Surat yang gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

Adakalanya surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli. Oleh karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga disebut nomor dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon pembeli dapat mengingat surat permintaan penawaran yang pernah dibuatnya. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak penjual menuliskan alasannya dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain sejenis sesuai kebutuhan calon pembeli.

Fungsi Surat Penawaran Barang :

—   Perkenalan produk

—   Promosi

—   Meningkatkan pemasaran

—   Menjalin hubungan

—   Memperluas jaringan

Cara menyusun surat penawaran barang :

—   Hendaknya disusun sebaik-baiknya agarmenarik perhatian pembeli

—   Harus memuat keterangan-keterangan yang lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-ragu untuk membeli barang yang ditawarkan kepadanya

—   Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang ditawarkkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan dibelinya

—   Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan barang

—   Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan

—   Menyebutkan apakah harga sudah termasuk pajak-pajak (PPN)

3. Surat Pengiriman Barang

Adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan agar pembeli mempunya persiapan untuk penerimaan barang.

Fungsi Surat Pengiriman Barang

—  Mengecek kesesuaian jumlah  barang yang dikirim sesuai pesanan.

—  Membuat pembeli melakukan persiapan bahwa barang yg dipesan akan segera dikirim

Cara Menyusun Surat Pengiriman Barang :

—  Hubungkan dengan surat terdahulu

—  Beri penghargaan kepada pemesan

—  Beri keyakinan kepada pemesan bahwa pesanan dilakukan dengan sebaik-baiknya

—  Beri alasan yang jelas bila pesanan tidak dapat dipenuhi

—  Akhiri dengan memberikan harapan yang positif

4. Surat Pembayaran Atas Barang yang Dipesan

Adalah surat yang berisi mengenai pemberitahuan kewajiban pembayaran kepada pembeli.

Fungsi surat ini adalah untuk menginformasikan kepada pembeli tentang kewajiban yang harus dipenuhi oleh pembeli atas barang yang dipesan.

Cara Menyusun Surat Pembayaran Atas Barang yang dipesan

—  Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.

—  Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.

—  Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.

—  Menyebutkan cara pembayaran.

—  Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.

—  Menyebutkan cara pengepakan.

BAB III

KESIMPULAN

                        Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang dibuat dengan tujuan dan dalam ruang lingkup perdagangan atau usaha. Surat niaga terdiri dari beberapa macam surat yang dibuat dengan tujuan tertentu. Yang termasuk surat niaga diantaranya surat penawaran, surat pengiriman barang, dan surat pembayaran atas barang yang dipesan.

Surat penawaran gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu. Surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan agar pembeli mempunya persiapan untuk penerimaan barang. Surat pembayaran atas barang yang dipesan adalah surat yang berisi mengenai pemberitahuan kewajiban pembayaran kepada pembeli.