Proses Pelaksanaan Program Kerja PR

Cutlip & Center (Ruslan, 2006: 148) menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut :

1.        Penelitian dan Mendengarkan (Research-Listening)

Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu What’s our problem? (Apa yang menjadi problem kita).

2.        Perencanaan dan mengambil Keputusan (Planning-Decision)

Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan: Here’s what we can do? (Apa yang dapat kita kerjakan).

3.        Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan (Communication-Action)

Dalam tahap ini informasi yang berkenaan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya: Here’s what we did and why? (Apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu).

4.        Mengevaluasi (Evaluation)

Pada tahapan ini, pihak Public Relation/Humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas Humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektifan dari teknik-teknik manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan: How did we do ? (Bagaimana yang telah kita lakukan).

Selanjutnya pada pelaksanaannya, untuk memperoleh efek yang maksimal, Cutlip & Center menyatakan bahwa keempat langkah tersebut harus dilaksanakan dengan proses perputaran (cyclical process) tertentu, dengan disesuaikan kebutuhan. Untuk lebih jelasnya, keempat proses di atas dapat dideskripsikan dalam berbagai ilustrasi kegiatan Public Relations (Yulianita, 2007:115).

Dalam aplikasinya, keempat tahap tersebut dilakukan secara terus-menerus. jika proses sampai pada tahap empat yakni evaluasi, maka hasil evaluasi ini akan menjadi tahap satu kembali untuk proses berikutnya, begitu seterusnya. Adapun proses operasional Public Relations sebagai berikut:

1.    Tahap Defining Public Relations Problems

Dalam tahap ini, berarti praktisi Public Relations harus dapat menetapkan permasalahan-permasalahan yang menyangkut kegiatan-kegiatan Public Relations. Pada tahap ini operasionalisasinya meliputi langkah-langkah dalam upaya mencari dan mengumpulkan data tentang hal-hal yang dilakukan Public Relations dalam bentuk: 1. Opini publik, 2. Sikap publik, dan 3. Perilaku Publik. Untuk mengetahui hal tersebut praktisi Public Relations  dapat melakukannya melalui dua macam metode yaitu metode formal dan metode informal.

2.    Tahap Planning and Programming

Tahap ini sangat menentukan suksesnya pekerjaan Public Relations secara keseluruhan. Oleh karena itu dalam melakukan kegiatan planning perlu diperhatikan secara matang. Dalam rangka penyusunan planning ini, kita berpijak pada data dan fakta tadi (yang telah diperoleh melalui tahapan fact finding) dimana data dan fakta tersebut harus apa adanya tanpa interprestasi Public Relations Officers.

3.    Tahap Taking Action and Communicating

Merupakan tahapan pelaksanaan dari kegiatan Public Relations sesuai dengan fakta dan data yang telah dirumuskan dalam bentuk perencanaan. Dalam hal ini seorang Public Relations Officers dalam melakukan kegiatan komunikasi sebaiknya mengacu dan sesuai dengan perencanaan.

4.    Tahap Evaluating the Program

Tahap terakhir Public Relations Officers setelah melakukan kegiatan-kegiatan tersebut di atas, yaitu mengetahui apakah pelaksanaannya berdasarkan rencana atau tidak dan apakah perlu dirubah atau tidak, apa yang telah dievaluasi. Dalam hal ini tujuan utama dari penilaian ialah untuk mengetahui apakah kegiatan Public Relations benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Penilaian penting untuk mengetahui sampai dimana kelancaran kegiatan Public Relations yang telah berlangsung. Tahap evaluasi dilakukan antara lain :

a.       Mengevaluasi dan mengukur keberhasilan kegiatan yang telah dilaksanakan.

b.      Mengevaluasi manfaat kegiatan yang telah dilaksanakan, dalam arti seberapa besar kegiatan ini memberikan manfaat baik bagi organisasi maupun bagi publiknya.

c.       Mengevaluasi kekurangan atau kelebihan (keuntungan atau kerugian) dari program kegiatan yang telah dilaksanakan baik bagi organisasi atau perusahaan maupun bagi publiknya.

d.      Mengevaluasi kegiatan yang sifatnya menyimpang dari rencana, sehingga dapat dicatat apa yang harus diperbaikinya, sehingga pada tahap pelaksanaan proses Public Relations berikutnya diharapkan akan terlaksana secara lebih sempurna (Yulianita, 2007: 121-155).