Sekretaris dan Kesekretarisan

1. Definisi Sekretaris

Dari bahasa Belanda : Secretaris

Inggris : Secretary

Latin : Secretum - rahasia

Sekretaris dapat diartikan : orang yang dapat menyimpan rahasia

2. Jenis Sekretaris secara umum terdiri dari :

Sekretaris organisasi/Bussiness secretary

(Orang kedua setelah pejabat/Ketua dan sentral)

Sekretaris pribadi / private secretary

(Khusus melayani ketua)

Secara khusus sekretaris I, II, III
Staff Kesekretariatan

3. Syarat sekretaris

Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo :

a) Kepribadian

- ramah/blater

- bersikap psikology terhadap orang lain

- berintuisi cukup luas

- jujur

- tanggap terhadap sesuatu

- suka bekerja sama

- sopan tapi tegas

- Corect

- Dapat menyesuaikan diri

- Simpatik

b) Syarat pengetahuan umum

c) Syarat pengetahuan khusus

- ilmu keorganisasian dan manajemen

- ilmu kepemimpinan

- ilmu pertemuan dan diskusi

- dan lain-lain

d) Syarat skill dan teknis kesekretariatan :

- mengetik

- dasar tata buku/akuntansi

- organisasi dan metode

- korespodensi dan kearsipan

e) Syarat Praktek

Tugas Sekretaris :

Menerima dikte
Menyelenggarakan arsip
Membaca dan menyortir surat
Membuat daftar penyajian/atsprak
Menggunakan mesin hitung
Mengatur korespodensi
Mengolah bahan-bahan data dan laporan disusun
Menyelenggarakan daftar dan statistik terbatas
Mengatur organisasi
Menerima tamu organisasi
Mempersiapkan bahan untuk publikasi dan penerapan
Mengatur pembelian barang keperluan kantor
Perantara pemimpin dan bawahan
Menyusun teks pidato pimpinan
Mengatur rapat dan membuat notulen rapat

Kesekretariatan

1. Korespodensi/surat-menyurat

A. Sifat-sifat : sebagai duta dari organisasi, karena dari surat tercermin mentalitas dan kondisi intern organisasi. Maka hati-hatilah dan teliti dalam membuat surat.

B. Surat menyurat, dibagi :

1) Ekstern : Surat menyurat organisasi dengan pihak luar. Sistem : periksalah surat yang dibuat berulang-ulang sesuai dengan tata cara pembuatan surat.

2) Intern : Komunikasi secara tertulis antara unit dalam organisasi

(a) Tujuan surat intern :

- meminta informasi

- memberikan informasi

- memberikan petunjuk baru

- memberikan petunjuk lama

- memberikan informasi ke atasan

- memberikan penjelasan

- memberikan undangan pertemuan

(b) Asas surat intern : berkorespodensi intern yang berlebihan harus dicegah untuk menghindari penghamburan biaya, waktu, tenaga, alat perbekalan

Teknik Surat

Tiap organsiasi harus mempunyai teknik surat sendiri yaitu :

Bentuk
Warna kertas
Letak alamat
Bentuk kepala surat
Ukuran
Jenis kertas
Letak nomor

Redaksi surat bersyarat :

Singkat, tepat, tidak kasar
Sopan dan correct tetapi tetap ramah
Tegas dan jelas namun sopan

Motto : Emerson : “hidup kita memang singkat akan tetapi buatlah suatu waktu untuk kesopanan”

Dengan menggunakan bahasa Indonesia/asing yang baik dan sopan

Jenis Surat

1. Bentuk Block Style

Ciri – ciri :

Penulisan dimulai dari pasak garis kiri
Kecuali tanggal, hormat kami dimulai dari garis skala :

- Elite = 50

- Pica = 45

Amplop ditulis dalam 1 ½ (satu setengah) spasi pas ditengah amplop jika dari tiga baris ditulis dalam satu spasi.

2. Bentuk Full Block/America Style

Ciri-ciri :

Penulisan dimulai dari pasak garis pinggir sebelah kiri
Penutup (hormat kami) disebelah kiri termasuk tanggal, salam penutup, nama pengirim dan surat ditujukan kepada…….
Amplop ditulis dalam 1 ½ atau 2 spasi pas ditengah-tengah amplop, lebih dari 3 baris ditulis dalam satu spasi

3. Bentuk Indented Style

Ciri–ciri :

Jarak spasi 1 ½ atau 2 spasi
Tempat tanggal, hormat kami, pada garis skala : pica = 45, elite = 50
Untuk alamat masuk 5 ketukan dari pasak sebelah kiri
Untuk kota/tempat tujuan masuk 10 ketukan dari garis pasak sebelah kiri
Setiap alinea masuk 5 ketukan dan jarak tetap 1 atau 2 spasi untuk pergantian alinea
Untuk amplop dimulai dari titik tengah dengan jarak 1 ½ atau 2 spasi, untuk nama pengirim 5 ketukan dari pinggir sebelah kiri dengan jarak 1 spasi.

4. Bentuk resmi/official style

Ciri-ciri :

Jarak spasi 1 ½ atau 2 spasi
Dari pasak sebelah kiri elite = 10-85, pica 5-75
Amplop pada titik tengah bentuknya seperti amplop surat full block, hanya tujuan tempat 5 ketukan

Cara penulisan Nomor Surat

No. Surat	Fungsi	Nama	Nama	Bulan	Tahun
Keluar	Surat	Kegiatan	Organisasi	Dalam angka	Surat
				Romawi	dikeluarkan

Misalnya : 01/E/LKS99/OSIS/VIII/1998

5. Kearsipanan

Disebut dokumentasi

Definisi :

Kumpulan dari warkat-warkat yang disimpulkan secara sistematis, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dapat mencari surat penting dalam waktu yang cepat.

Warkat :

Kumpulan dari stof map-stof map yang setiap warkat diberi identitas, indeks dan penjelasan.

Contoh :

Warkat A : Laporan keuangan

Warkat B : laporan pertanggungjawaban

KEBENDAHARAAN

1. Tugas Bendahara atau kebendaharaan

- Mengadakan pembukuan uang masuk dan keluar

- Membuat jurnal pembukuan

- Mendata anggota organisasi

- Bertanggung jawab kepada ketua

2. Tugas seorang bendahara

- Jujur, teliti, korektif dan hati-hati

- Dapat menggunakan alat Bantu hitung

- Mengetahui ilmu dasar pembukuan

- Mengetahui ilmu organisasi dan kepemimpinan

- Bertanggung jawab sepenuhnya atas keuangan anggota atau organisasi

- Membuat rencana keuangan

Sebagai ketua keuangan maka bendahara harus mengetahui bahwa pembukuan perkumpulan terdiri dari :

a. Daftar anggota

b. Pembukuan uang pangkal

c. Pembukuan iuran anggota

d. Pembukuan keuangan

e. Pembukuan perbelanjaan

f. Pembukuan inventaris

Penjelasan :

a. Daftar anggota

Nama anggota : ………………

Nama Buku : ………………

No / Nama / Alamat / Umur / Pekerjaan / Tgl. Masuk / Tgl. Keluar / Tanda tangan

b. Pembukuan uang pangkal

Nama Perkumpulan : ……………..

Nama Buku : ……………..

Tanggal / Nama / Alamat / Umur / Pekerjaan / Besarnya

c. Pembukuan iuran anggota

Nama Perkumpulan : ……………

Nama Buku : ……………

No / Nama / Tgl. Besarnya / Tgl Besarnya / Tgl. Besarnya /

/ I. Tetap / I. Ins / I. Tetap / I. Ins / I. Tetap / I. Ins /

Keterangan :

I. Tetap = iuran tetap, yaitu iuran yang harus dibayar anggota tiap-tiap bulannya

I. insidental = yaitu iuran yang dipungut sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan organisasi Misalnya : sumbangan pembangunan sekretariat dan sebagainya.

d. Pembukuan Keuangan /Kas

Buku kas adalah bentuk scontro/sebelah/sebelah menyebelah yang terdiri dari :

Sebelah debet / kiri untuk mencatat :

- saldo periode yang lalu

- semua penerimaan

Sebelah kredit/kanan, untuk mencatat :

- saldo periode yang bersangkutan

- semua pengeluaran

Nama Perkumpulan : ………….

Nama Buku : Kas

Debet			Kredit
Tanggal	Uraian	Jumlah	Tanggal	Uraian	Jumlah
01-08-96 28-08-96 01-09-96	Saldo lama Iuran anggota Saldo bulan lalu	Rp. 5.000,00 Rp.10.000,00 Rp.15.000,00 Rp…………..	16-08-96 28-08-96	White board 1 buah Saldo	Rp. 2.500,00 Rp.------------ Rp…………..

e. Pembukuan Pembelanjaan

Nama Perkumpulan :

Nama Buku :

Tanggal :

No / Jenis Barang / Banyaknya / Harga Satuan / Jumlah /

f. Pembukuan inventaris : Barang yang dipakai oleh organisasi yang merupakan kekayaan organisasi. Tiap tahun harus disusutkan/dihapuskan nilainya sesuai dengan lama pemakaiannya.

No. Urut / Jenis Barang / Banyaknya / Harga satuan thn lalu / disusutkan / harga lalu /

Dunia Edukasi

Wednesday, February 8, 2017