1. Pendahuluan
A. Tujuan pemberian materi
dan ruang lingkup
Tujuan pemberian materi ini adalah untuk memberikan
pengetahuan dan pengalaman kepada para peserta latihan kepemimpinan siswa,
tentang cara menyusun laporan yang baik.
Ruang lingkup : 1. Apakah
laporan itu, macam laporan
2.
Bagaimana laporan itu disusun, dan bilamana laporan itu disusun
B. Jenis Laporan
1. Laporan ketatalaksanaan
atau laporan administrasi
adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi dari
seorang petugas/pejabat kepada petugas/pejabat lainnya dalam suatu sistem
administrasi.
2. Laporan Penilaian
Adalah laporan yang berisikan hasil penilaian baik
penilaian terhadap kemampuan, ataupun untuk memperbaiki suatu kegiatan
3. Laporan Penelitian
adalah laporan dari
seorang peneliti mengenai hasil penemuan yang telah dilakukannya
C. Langkah-langkah
persiapan laporan
Untuk menyusun suatu laporan yang
baik, perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
- Pengumpulan data
Laporan yang baik selalu didukung oleh suatu data yang kuat dan selaras
dengan masalah yang dilaporkan
- Sumber data yang digunakan
Data yang dikumpulkan harus benar-benar dari sumber yang memiliki data
- Alat pengumpul data
Alat pengumpul data yang digunakan untuk tujuan tersebut hendaknya
dipersiapkan secara cermat, sehingga laporan dapat menggunakan alat tersebut
secara efektif dan efisien.
- Pengolahan Data
Data yang diperoleh tidak akan bermanfaat bila tidak diolah. Dalam
pengumpulan data, pelaporan dapat melakukan baik secara sederhana maupun
ilmiah, bahkan dapat dengan komputer.
II. Laporan
Administrasi
A. Laporan
administrasi adalah suatu alat penyampaian informasi dari seorang pejabat ke
pejabat lainnya dalam suatu administrasi.
B. Tujuan dan
fungsi laporan administasi
Pertanggungjawaban
dan pengawasan
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang
pejabat kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankannya.
Dari laporan ini pihak atasan akan menilai tentang pelaksanaan fungsi dan tugas
oleh suatu petugas yang bersangkutan. Oleh karena itu laporan itu haruslah
mengandung informasi yang benar, tepat, serta dapat dipertanggungjawabkan oleh
pejabat yang ada dalam lingkungan tanggung jawabnya. Oleh karena itu dalam
organisasi yang benar, pimpinan organisasi tidak dapat melakukan pengawasan
secara langsung dan terus menerus terhadap satuan organisasi atau pejabat yang
menjadi bawahannya.
C. Syarat-syarat
dan Laporan Yang Berkualitas
1.
Obyek laporan yang mungkin berbeda-beda, namun bagaimana
obyeknya dan bagaimanapun bentuknya faktor laporan sangat penting agar laporan
memenuhi fungsinya, maka laporan harus membuat data yang benar dan obyektif.
Ini berarti bahan data yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya
dengan masalah yang dikemukakan.
2.
Laporan harus cermat dan jelas. Data yang telah
dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu
perlu kemampuan dan ketelitian membuat laporan dalam menentukan mana data yang
harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan, dan mana data yang tidak
perlu, karena apabila semua dimasukkan tanpa diselidiki terlebih dahulu, akan
membuat laporan tersebut menjadi kabur.
3.
Laporan harus langsung mengenai sasaran. Perlu
diketahui, bahwa penyampaian laporan dimaksudkan untuk memberi penjelasan
tentang hal-hal kegiatan yang telah dan sedang dilakukan. Oleh sebab itu
penyampaian harus tepat, jelas dan benar, sehingga mudah dimengerti. Oleh
karena itu laporan jangan diuraikan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata
kiasan yang hanya sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal.
III.
Sistematika Laporan
Pada pokoknya laporan dimaksudkan
untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi, dimana, kapan, dan
mengapa hal itu terjadi serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian
tersebut. Oleh karena itu laporan harus meliputi :
Pendahuluan
Pendahuluan yang pada umumnya
merupakan bab permulaan sebuah laporan yang memuat antara lain :
-
Perumusan sebuah laporan
-
Masalah yang akan diuraikan
Dan bahkan tidak
jarang pada sebuah pendahuluan memuat penjelasan tentang istilah yang
diperkirakan tidak mudah dipahami oleh pembaca laporan.
Batang Tubuh
Laporan
Batang tubuh laporan merupakan isi
pokok suatu laporan yang mengandung uraian tentang pelaksanaan kegiatan
Kesimpulan,
rangkuman dan saran
Kesimpulan adaah perasaan dari isi
pokok laporan. Apa yang disajikan dalam suatu kesimpulan adalah inti sari dari
batang tubuh laporan.
Saran merupakan bab terakhir dari
suatu laporan
No comments:
Post a Comment