FUNGSI IT DI PERUSAHAAN

1 Job Desk IT Support

Berdasarkan pengalaman bekerja di dua tempat berbeda, biarpun bukan tempat yang sesuai untuk seorang IT, tapi pasti banyak kantor yang sekarang memiliki IT divisi atau staff biarpun cuma satu pegawai.

Untuk beberapa perusahaan besar IT Support atau jaringan sangat penting, karena itu job desk untuk tiap pekerjaannya juga berbeda - beda, penulis sendiri lebih ke Support tetapi agar kinerja kita tidak di pandang sebelah mata sehingga  bekerja dengan profesional.

Penjadwalan untuk IT staff yang harus dimiliki adalah waktu karena itu sangat penting, Manager saya pernah bilang "waktu adalah bagaimana kita mengatur jadwal sampai 6 bulan ke depan" jadi selalu gunakan rencana dan jadwal dengan sangat detail.

Seperti saat dinas luar kota atau me-maintenance komputer di tepat kita bekerja, selalu pastikan perlengkapan yang akan di bawa dan juga jangan lupa untuk membuat catatan cara penanganannya atau solusi mengatasi masalah tersebut.

Yang terpenting untuk IT adalah tugas yang harus di lakukan atau To Do List maka saya membagi tugas menjadi dua yaitu :

1. Primer

Tugas ini seperti membuat jadwal maintenance atau perawatan hardware untuk tiap hari. Jika kita memiliki beberapa divisi di tempat kerja kita aturlah jadwal dengan menggunakan form yang kita buat sendiri atau bisa dengan secara online seperti teuxduex agar kita tidak lupa.

* Division

• Untuk tiap divisi atau bagian di kantor bisa mengatur Anti Virus agar bisa Update karena ini sangat penting terlebih yang menggunakan AntiVirus berbayar.
• Setelah itu Software Update juga harus di perhatikan karena tiap komputer memliki tanggal update sendiri.
• Jangan lupa Tinta Printer juga di awasi karena kita harus punya stok untuk tinta terlebih yang masih menggunakan printer tinta inject atau infus.
• Jangan lupa untuk selalu cek kabel jaringan mulai dari RJ45, Kabel UTP masih bagus atau tidak, dan LAN Card juga di cek.

* Administrasi

Tiap IT staf pasti harus bisa administrasi, karena ini juga tugas seorang IT support yang harus memiliki administrasi yang baik dan mudah di baca tentunya, jika atasan kita mulai bertanya tentang kegiatan kita atau jumlah PC (personal computer) yang rusak atau adakah laptop yang masih bisa di gunakan?,  maka kita sudah siap dengan data yang ada.  

2. Sekunder

Adalah tugas saat kita dibutuhkan, ini adalah tugas ndadak, biasanya untuk aplikasi program di windows tidak bisa di buka atau error komputer atau juga printer yang macet, jadi tiap telp di ruangan kita berdering selalu siap dengan semua perlengkapan.

* Hardware Trouble

Semua IT support paling sering berurusan dengan yang namanya hardware dan pasti tidak asing lagi, agar lebih mudah dalam mengatasi troubleshooting terutama komputer bisa belajar tips dan trik troubleshooting sederhana untuk komputer.
* SPMB

Atau Surat Permintaan Barang ini juga tugas seorang IT support selain hardware dan software kita juga harus siap dengan dokumen ini "permintaan barang". Bentuk surat permintaan barang ini sangat bervariasi, tergantung dari sistem perushaan yang berjalan, dan semua berhubungan dengan Divisi Purchasing dan juga Akunting, jadi pastikan jangan mencari musuh dengan divisi purchas / pembelian dan juga akunting, karena bisa saja barang yang di pesan bisa lama keluarnya / datang.

* Laporan

Untuk sebagian Staff IT membuat laporan untuk kegiatan harian adalah sangat tidak mungkin, karena hanya ada satu IT Support jadi saya membuat laporan bulanan, selama satu bulan saya membuat dokumen mengenai kerusakan, maintenance, dan juga stok dari perlengkapan IT untuk kantor atau perusahaan.

Untuk laporan harian ke manager saya biasanya membuat manual desk untuk di tanda tangani, jadi dalam sehari Manager tahu kegiatan dan komplain yang berjalan, sedangkan laporan rincian lengkap saya berikan dalam satu bulan silahkan cek postingan saya tentang Administrasi.

3. Pheriperal 

Untuk beberapa perusahaan terdapat perlengkapan yang juga masuk kategori sebagai tugas IT Support diantaranya :

* CCTV

Sebenarnya CCTV atau kamera juga tugas IT Support untuk me-maintenance, karena berhubungan juga dengan IP Address.

* Projector

Kebanyakan kantor memiliiki ruang Meeting yang pasti ada perlengkapan elektronik seperti projektor dan juga webcam, di kantor saya terdapat webcam dan juga projektor untuk meeting dengan kantor cabang lain, jadi bisa meeting secara teleconference tanpa repot datang ke kantor pusat, tugas IT Support adalah memastikan keadaan dari projektor dan webcam tersebut berfungsi dengan baik.
2 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

a.      Mengelola Teknologi Informasi dan sistem komputer

                    i.          Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan

                  ii.          Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi

                iii.          Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi)

                iv.          Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)

                  v.          Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang , membuat dan meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan

                vi.          Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures

b.      Memberikan solusi Teknologi Informasi

i.          Bertanggung jawab pada penyediaan layanan infrastruktur termasuk aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi Informasi dan telekomunikasi

ii.        Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan pendukungnya

iii.      Memberikan orientasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atau sistem yang digunakan saat ini dan rencana atau strategi TI secara umum

iv.      Merancang dan membuat TI DRP (Disaster Recovery Plan)

v.        Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunaan dan solusi teknologi

c.       Pengawasan dan perawatan Teknologi Informasi

i.          Bekerja sama dengan senior manajemen untuk membuat, merancang pelayanan TI dalam dokumen Service Level Agreements

ii.        Memberikan laporan bulanan kepada Direktur Keuangan mengenai semua aspek dari departemen TI (Teknologi Informasi)

3.4. Faktor Keberhasilan

Seorang IT manager dianggap berhasil dalam pelaksaan tugasnya, dengan memiliki keahlian dan pengetahuan sebagai berikut;

a.      Pengetahuan

i.             Berpengalaman dalam perancangan dan pengembangan infrastruktur TI

ii.           Memiliki pengetahuan dalam mengelola departemen TI (managing the IT Department)

iii.         Memiliki pengetahuan tentang Project Management Process

b.      Keahlian

i.               Mempunyai keahlian kepemimpinan yang kuat (management dan supervisory skill)

ii.             Mengetahui secara umum instalasi dan administrasi hardware, software dan jaringan

iii.           Mempunyai kemampuan berkerja secara tim (team work)

iv.           Mempunyai kemampuan analisa dan penyelesaian masalah

v.             Mempunyai kemampuan dalam pembuatan keputusan (decision making)

vi.           Kemampuan berkomunikasi secara verbal maupun tulisan

c.       Personal

i.             Kemampuan dalam melaksanakan tugas dalam tekanan kerja yang tinggi

ii.           Jujur dan dapat dipercaya

iii.         Felsibel terhadap kondisi dan lingkungan kerja

iv.         Memiliki kepedulian dan sensitif terhadap kebutuhan bisnis

3. HUBUNGAN KERJA

a.      Internal

i.             Bekerja sama dengan pimpinan binis unit lain dalam perancangan, rekomendasi dan konsultasi terhadap solusi teknologi

ii.           Bekerja sama dengan senior manajemen dalam perancangan strategi TI untuk mendukung keberhasilan tujuan perusahaan

iii.         Bekerja sama dengan HR dalam pengembangan karir staff serta pemilihan staff TI baru

iv.         Bekerja sama dengan tim Legal dan HR dalam pembuatan kebijakan TI

v.           Bekerja sama dnegan procurement dalam pengadaan inventory TI

b.      Eksternal

i.             Bekerja sama dengan vendor dalam pembuatan aplikasi (jika diperlukan)

ii.           Bekerja sama dengan konsultan dalam pengembangan, solusi serta peningkatan kinerja departmen TI (Teknologi Informasi)

iii.         Bekerja sama dengan Internet provider dalam pengelolaan internet dan telekomunikasi